Administrasi Perkantoran / Mengelola pertemuan rapat
MENGELOLA PERTEMUAN RAPAT
1. Mempersiapkan Petemuan/rapat
A. Pengertian Rapat
Pada umumnya , pertemuan/rapat dilaksanakan untuk membicarakan suatu hal yang memerlukan pemecahan. Dibawah ini ada beberapa pengertian rapat, yaitu sebagai berikut.
1. Menurut kamus besar bahasa Indonesia, rapat adalah pertemuan (kumpulan) untuk membicarakan sesuatu, sidang, majelis.
2. Rapat merupakan komunikasi kelompok secara resmi.
3. Rapat merupakan musyawarah krlompok untuk mufakat.
4. Rapat merupakan media komunikasi kelompok yang bersifat tatap muka.
Dari beberapa pengertian diatas, dapat disimpulkan bahwa rapat adalah suatu pertemun antaranggota organisasi/perusahaan yang berjuan untuk merundingkan/memecahkan masalah yang menyangkut kepentingn organisasi/perusahaan.
B. Fungsi Rapat
Fungsi penyelenggaraan suatu rapat, yaitu sebagai berikut.
1. Untuk memecahkan masalah.
2. Untuk menyampaikan informasi.
3. Sebagai forum demokrasi, diharapkan peserta rapat berpatisipasi pada masalah-masalah yang dikemukakan.
4. Sebagai alat koordinasi yang baik antara pesert rapat (karyawan) dan organisasi/peusahaan.
5. Sebagai sarana bernegosiasi
6. Sebagai sarana pembentukan peraturan, seperti membuat tata tertib, undang-undang, atau ketentuan hokum.
C. Jenis-jenis Rapat
1. Menurut Tujuannya
a. Rapat Penjelasan
Rapat Penjelasan, yaitu rapat yang dilaksanakan untuk memberikan penjelasan kepada para peserta rapat. Dalam rapat penjelasan, peserta rapat tidak hanya mendengarkan penjelasan dari pimpinan rapat, tetapi juga diberikan kesempatan untuk mengajukan pertanyaan.
b. Rapat Pemecahan Masalah
Rapat Pemecah Masalah, yaitu rapat yang dilaksanakan untuk memecahkan masalah yang sedang dihadapi. Pada rapat pemecahan masalah, peran peserta rapat sangat besar untuk memberikan masukan berupa saran atau pendapat yang akan disimpulkan bersama. Hasil kesimpulan yang telah disepakati bersama merupakan jalan untuk memecahkan maslah yang sedang dihadapi.
c. Rapat Perundingan
Rapat Perundingan, yaitu rapat yang dilalakukan untuk merundingkan suatu perselisihan atau untuk mencari jalan tengah agar tidak merugikan pihak yang beselisih.
2. Menurut Sifatnya
a. Rapat Resmi (Formal Meeting)
Rapat Resmi, yaitu rapat yang diselenggarakan untuk membahas masalah-masalah yang sangat penting, dan berlaku peraturan keprotokolan yag mengatur kelancaran jalannya rapat. Peserta rapat formal akan mendapat pemberitahuan terlebih dahulu melalui surat undangan yang biasanya dilengkapi dengan agenda rapat.
b. Rapat Tidak Resmi (informal meeting)
Rapat Tidak Resmi, yaitu rapat yang diadakan tidak berdasarkan perencanaan yang formal. Rapat ini tidak memerlukan persiapan istimewa dan biasanya dilakukan untuk mendiskusikan suatu hal yang terjadi secara tiba-tiba dan segera diselesaikan. Para peserta rapat umumnya mendapat pemberitahuan secara langsung.
c. Rapat terbuka
Rapat terbuka, yaitu rapat yang dapat dihadiri oleh semua anggota organisasi/perusahaan dan materi yang dibahas tidak merupakan masalah yang bersifat rahasia.
d. Rapat Tertutup
Rapat tertutup, yaitu rapat yang dihadiri oleh peserta rapat tertentu saja dan masalah yang dibahas merupakan masalah-masalah yag masih bersifat terbuka.
3. Menurut Jangka Waktunya
a. Rapat Mingguan
Rapat mingguan, yaitu rapat yang diadakan seminggu sekali dan biasanya membahas masalah-masalah yang besifat rutin.
b. Rapat Bulanan
Rapat Bulanan, yaitu rapat yang diadakan sebulan sekali dan membahas masalah-masalah yang terjadi selama sebulan yang lalu.
c. Rapat Semesteran
Rapat Semesteran, yaitu rapat yang diadakan setiap enam bulan sekali yang membahas masalah-masalah yang terjadi selama enam bulan yang lalu dan program-program selanjutnya untuk enam bulan kedepan.
d. Rapat Tahunan
Rapat Tahunan, yaitu rapat yang diadakan setahun sekali. Contohnya rapat pemegang saham, rapat dewan komisaris, dan sebagainya.
4. Menurut Frekuensinya
a. Rapat Rutin
Rapat Rutin, yaitu rapat yang sudah ditentukan waktunya. Contoh: rapat rutin mingguan, rat rutin bulanan, dan sebagainya.
b. Rapat Insidental
Rapat Insidental, yaitu rapat yang tidak terjadwal. Biasanya rapat ini membahas masalah yang sifatnya penting dan mendadak yang harus diselesaikan bersama.
D. SYARAT- Syarat rapat yang baik
1. Suasana Terbuka
Suasana rapat yang tebuka berarti setiap peserta rapat siap untuk menerima informasi dari siapa pun. Hindari sikap saling mencurigai atau berprasangka negatif diantara sesama peserta rapat. Suasana rapat yang terbuka akan membangkitkan rasa kekeluargaan dan kerja sama yang tinggi diantara para peserta rapat.
2. Tidak Ada Monopoli
Dalam suatu rapat, monopoli pembicaraan oleh seorang peserta rapat atau oleh pimpinan rapat harus dihindari. Hal ini akan menghambat jalannya rapat karena rapat menjadi kaku dan peserta rapat menjadi pasif (tidak berpartisipasi). Dalam rapat, semua pihak yang terlibat mempunyai hak yang sama dalam mengeluarkan pendapat.
3. Partisipasi Aktif dari Peserta Rapat
Rapat dapat dikatakan baik apabila para peserta rapat turut aktif dalam memecahkan permsalahan yang dibahas dalam rapat. Peserta rapat hendaknya dapat menjadi pedengar yang baik saat diberikan penjelasan-penjelasan dan harus dapat memberikan sumbang sararan atau pendapat yang positif saat kegiatan tanya jawab atau diskusi.
4. Bimbingan dan Pengawasan dari Pimpinan
Pemimpin rapat harus dapat memberikan bimbingan kepada seluruh peserta rapat agar mau berperan aktif dalam melaksanakan rapat. Seorang pemimpin rapat juga harus dapat mengawasi jalannya rapat sehingga pembahasan tidak menyimpang dari tujuan rapat.
5.Perdebatan Berdasarkan Argumentasi bukan Emosi
Perdebatan adalah hal yang biasa, namun jika perdebatan menjadi berkepanjangan dan tidak berdasarkan argmentasi yang benar akan mengakibatkan suasana rapat menjadi panas dan tegang, dan akhirnya rapat akan dimonopoli oleh peserta rapat yang saling berdebat. Oleh karena itu, hindari perdebatan yang berkepajangan. Perdebatan hendaknya berdasarkan alasan-alasan yang kuat atas dasar fakta, bukan emosi.
6.Pertanyaan Singkat dan Jelas
Berikan pertanyaan yang jelas dan tidak bertele-tele.
7.Disiplin Waktu
Membiasakan pelaksanaan rapat sesui dengan waktu yang telah ditentukan akan membuat para peserta rapat menjadi lebih disiplin dan pelaksanaan rapat menjadi lebih tertib.
E. Tipe-tipe Pemimpin Rapat
1. Tipe Otoriter
Tipe ini suka memaksakan kehendak, merasa paling berkuasa, dan merasa paling mengetahui segala hal, sehingga kurang memberikan kesempatan kepada para peserta rapat untuk mengemukakan pendapatnya.
2. Tipe Demokratis
Tipe ini bersifat terbuka, mau menerima kritik dan saran dari peserta rapat, memberikan kesempatan kepada peserta rapat untuk mengemukakan pendapatnya, beperan sebagai pembimbing, pengarah, dan pemberi petunjuk serta terlibat langsung dalam interaksi kelompok.
3. Tipe Laissez-Faire
Tipe ini bersifat pasif dn cenderung masa bodoh, tidak terlibat langsung dalam kegiatan kelompok, tidak punya inisiatif, dan cenderung bersikap sebagai penonton saja.
F. Tipe-Tipe Peserta Rapat
1. Tipe Pemberi Informasi
Tipe ini memiliki ilmu pengetahuan dan wawasan yang sangat luas serta ingatan yang sangat kuat terhadap sesuatu, sehingga sring dijuluki “ Kamus Berjalan “.
2. Tipe Pemberi Semangat
Tipe ini memiliki kemauan dan kemempuan kerja yang tinggi, sehingga mampu menggerakan orang lain. Dan tipe ini biasaya memiliki moral dan disiplin kerja yang tinggi.
3. Tipe Inisiatif
Tipe ini akan muncul pada saat pelaksanaan rapat menemui kemacetan atau kebuntuan, karena kurang atau tidak adanya data-data yang cukup untuk menyelesaikan masalah yang dibahas dan tipe ini akan memberikan solusi jalan keluar.
4. Tipe Pemersatu
Tipe ini akan selalu mengusahakan persatuan dan kesatuan jika terjadi perbedaan pendapat diantara para peserta rapat, sehingga sering disebut “ Juru Damai “.
5. Tipe Penyerang
Tipe ini biasanya slealu menantang pendapat atau tidak setuju dengan pendapat peserta yang lain. Dan tipe ini juga grmar menyerang atau menyalahkan pendapat orang lain sehingga memancing timbulnya perdebatan yang panjang.
6. Tipe Perantara
Tipe ini akan bertindak sebagai perantara atau menjembtkan antara orang/kelompok yang berbeda. Tipe ini juga membantu memperjelas pendapat peserta rapat lain yang masih kurang jelas.
7. Tipe Pendengar
Tipe ini hanya berperan sebagai pendengar yang baik dan besifat pasif.
G. Fungsi Pemimpin Rapat
1. Sebagai Pengarah
2. Sebagai Penengah
3. Sebagai Penggerak
4. Sebagai Pencari Solusi
H. Fungsi Peserta Rapat
1. Sebagai Penyumbang Pendapat
2. Sebagai Penymbang Data
3. Sebagai Perumus Kesimpulan
4. Sebagai Pembantu Pimpinan
5. Sebagai Penerima Hasil Keputusan
I. Pengendalian Rapat
1. Pengendalian Bebas Terbatas
Adalah pengendalian rapat yang memberikan kesempatan secara bebas kepada peserta rapat untuk megemukakan pendapatnya secara bergantian Peserta rapat diperbolehkan beradu argumentasi atau berdebat tanpa harus melalui pemimpin rapat.
2. Pengendalian Secara Ketat
Adalah pengendalian rapat yang tidak memeberikan kesempata bertanya atau mengeluarkan pendapat kepada para pesertanya. Para peserta rapat boleh mengeluarkan pendapat hanya melalui izin pemimpin rapat dengan waktu dan jumlah penanya yang sudah ditentukan.
3. Pengendalian Gabungan Bebas Terbatas dan Ketat
Adalah pengendalian rapat yang memberikan kesempatan seluas- luasnya kepada peserta rapat untuk mengeluarkan pendapatnya. Apabila keadaan sudah mulai kurang terkendali, pemimpin rapat langsung menggunakan cara pengendalian ketat.
J. Perencanaan dan Persiapan Rapat
Ada beberapa prinsip dasar yang dapat dijadika pedoman atau pegangan dalam persiapannya, yaitu :
l. Why : Mengapa rapat perlu diselenggarakan?
Hal ini untuk menentukan urgensi dari rapat tersebut.
2. What : Apa masalah yang akan dibicarakan dalam rapat?
Hal ini untuk mempersiapkan agenda rapat.
3. Who : Siapa saja yang akan diundang dalam rapat tersebut?
Hal ini utuk menentukan peserta rapat yang akan diundang.
4. Where : Dimana rapat akan diselenggarakan?
Hal ini untuk menentukan tempat penyelenggaraan rapat.
5..When : Kapan rapat akan diselenggarakan?
Hal ini untuk menentukan hari, tanggal, dan waktu rapat akan diselenggarakan.
6. How : Bagaimana rapat akan diselenggarakan?
Hal ini untuk menentukan apakah rapat tersebut akan diselenggarakan secara berkala atau hanya satu kali, tertutup atau terbuka, dengan bahan rapat yang dibagikan terlebih dahulu, atau dengan menggunakan LCD Projector, Tape Recorder, dan alat lainnya.
K. Teknik Bertanya dalam rapat
1. Pertanyaan Umum
Adalah pertanyaan yang diajukan oleh pemimpin rapat kepada seluruh peserta rapat, dengan tujua agar setiap peserta turut aktif untuk berfikir mencari jawabanya.
Contohnya : “ Saudara- saudara sekalian, menurut pendapat saudara bagaimana tindak lanjut dari permasalahan yang sedang kita hadapi sekarang? “
2. Pertanyaan Langsung
Adalah pertanyaan yang diajukan langsung oleh pemimpin rapat kepada seorang peserta rapat dengan tujuan untuk memberikan motivasi.
Contohnya : “ Saudara Agung, menurut pendapat saudara bagaimana solusi terbaik untuk memecahkan masalah tadi? “
3. Pertanyaan Tidak Langsung/ Dioperkan
Adalah pertanyaan yang diajukan oleh salah seorang peserta rapat kepada pemimpin rapat kemudian pemimpin rapat mengoperkan kembali pertanyaan tersebut kepada peserta rapat lainnya.
Contohnya :
Peserta A : “ Saudara ketua, apakah tidak sebaiknya kita tunda dulu rencana untuk pembangunan gedung baru mengingat dana yang tersedia masih belum mencukupi? “
Ketua : “ Saudara Fathi selaku Menajer Keuangan, bagaimana menurut pendapat saudara? “
2. Menyelenggarakan Pertemuan Rapat
Hal-hal yang harus dipersiapkan dalam menyelenggarakan rapat Formal
Sekretaris
harus memastikan terlebih dahulu jumlah peserta yang akan hadir dalam rapat.
Apabila jumlah peserta rapat sedikit dapat menggunakan ruang rapat yang sudah
tersedia di kantor. Namun apabila jumlah peserta cukup banyak melebihi kapasitas
ruang rapat di kantor, rapat dapat diselenggakan di hotel atau gedung pertemuan.
Bila rapat diselenggakan di hotel atau gedung pertemuan, sekretaris harus
memeriksa kepastian tempat, peralatan, konsumsi dan akomodasi. Hal-hal yang
harus dipersiapkan sehubungan dengan pengaturan ruang rapat adalah sebagai
berikut :
Pada
rapat yang dilakukan lebih dari satu hari, biasanya para peserta rapat akan
menginap di suatu tempat. Untuk itu sekretaris harus mengatur pemilihan tempat
yang cocok untuk pelaksanaan rapat tersebut mulai dari pemesanan tempat,
pembagian kamar, hingga pengecekan terakhir akan kesiapan penginapan untuk
peserta rapat.
2. Menyelenggarakan Pertemuan Rapat
Hal-hal yang harus dipersiapkan dalam menyelenggarakan rapat Formal
A. Membuat
agenda rapat dan susunan acara rapat
Agenda
rapat adalah daftar yang berisi pokok-pokok permasalahan yang akan dibicarakan
dalam suatu rapat. Sedangkan susunan acara rapat adalah rincian atau penjabaran
lebih lanjut dari topik-topik dalam agenda rapat. Sekretaris harus memastikan
terlebih dahulu acara yang akan diadakan atau dilaksanakan pada suatu rapat
dengan mengkonsultasikannya terlebih dahulu kepada pimpinan rapat. Acara
tersebut harus disusun secara sistematis dengan membuat pokok-pokok acara secara
garis besar.
B. Menentukan
peserta rapat
Dari
agenda rapat yang telah dibuat ditentukan siap saja peserta yang akan diundang.
Setelah sekretaris menyusun daftar para peserta rapat yang akan diundang,
kemudian konsultasikan kembali dengan pimpinan rapat, apakah ada penambahan atau
pengurangan peserta rapat.
C. Membuat
undangan rapat
Surat
undangan merupakan surat pemberitahuan yang sifatnya mengharapkan kehadiran
seseorang untuk berpartisipasi dalam suatu acara tertentu di tempat dan pada
waktu tertentu. Undangan yang dibuat hendaklah memenuhi beberapa syarat, yaitu
sebagai berikut :
1. Menggunakan
kop surat atau kepala surat.
2. Mencantumkan
nomor surat undangan serta tanggal pembuatan.
3. Mencantumkan
perihal undangan rapat.
4. Mencantumkan
nama-nama orang yang diundang rapat.
5. Mencantumkan
hari, tanggal, waktu dan tempat rapat tersebut diselenggarakan.
6. Ditandatangani
oleh pejabat yang bertanggung jawab atas surat undangan tersebut.
Waktu
pengiriman undangan, hendaknya jangan terlalu lama dari penyelenggaraan atau
pelaksanaan rapat. Waktu yang terlalu lama akan memungkinkan seseorang untuk
lupa. Seorang sekretaris harus dapat memperkirakan waktu pengiriman undangan
agar para peserta rapat mempunyai cukup kesempatan untuk mempersiapkan
kehadirannya pada pertemuan atau rapat tersebut. Sekretris harus juga
memperhitungkan waktu untuk mencetak undangan, memprosesnya hingga
mengirimnya.
D. Membuat
daftar hadir rapat
Ada
dua macam daftar hadir, yaitu buku tamu dan daftar hadir biasa (yang dibuat di
atas selembar kertas). Daftar hadir digunakan untuk mengetahui jumlah peserta
yang datang pada suatu rapat, untuk mengetahui jumlah sistem yang harus
dipersiapkan seperti konsumsi, kursi dan sebagainya, sebagai bahan penyusunan
notula rapat dan sebagai dokumentasi.
E. Mempersiapkan
bahan rapat
Bahan-bahan
rapat yang perlu dipersiapkan antar lain sebagai berikut :
a. Agenda
rapat.
b. Notula/hasil
rapat yang lalu (apabila rapat tersebut merupakan kelanjutan dari rapat
sebelumnya).
c. Bahan-bahan
yang akan dibicarakan dalam rapat (makalah, laporan-laporan dan
sebagainya).
Bahan-bahan
tersebut disatukan dalam sebuah map dan harus telah tersedia untuk masing-masing
peserta pada waktu rapat dimulai. Apabila
bahan-bahan tersebut memerlukan pemikiran yang panjang, maka harus telah
dikirimkan bersama dengan pemberitahuan rapat/surat undangan, agar dapat
dipelajari terlebih dahulu.
F. Mempersiapkan
peralatan dan perlengkapan rapat
Peralatan
dan persiapan yang perlu dipersiapkan dalam rapat anatara lain sebagai berikut
:
1. While
board
lengkap dengan spidol dan penghapus.
2. Flip
chart lengkap
dengan spidolnya.
3. LCD
Projector atau
OHP (Over Head Projector) lengkap
dengan layarnya.
4. Sound
system lengkap
dengan mikroponnya.
5. Map
atau tas yang dipergunakan untuk menempatkan bahan-bahan rapat.
6. Block
note denagn
bolpointnya.
7. Name
tag untuk
peserta.
8. Laptop
atau
computer.
Dalam
mempersiapkan peralatan dan perlengkapan rapat, sebaiknya dibuat dahulu daftar
kebutuhan peralatan dan perlengkapannya agar dapat dipastikan beberapa jumlah
barang yang dibutuhkan.
G. Mempersiapkan
ruang rapat
1. Cahaya
penerangan
Bila
ruangan tidak menggunakan penerangan buatan (lampu) tetapi menggunakan
penerangan cahaya sinar matahari, pengaturan tempat duduk harus disesuaikan
dengan arah datangnya sinar matahari tersebut.
2. Ventilasi
udara
Usahakan
agar udara di ruang rapat sejuk, karena ruangan yang terlalu panas atau terlalu
dingin akan mengakibatkan konsentrasi para peserta rapat berkurang.
3. Pengaturan
tempat duduk
Pengaturan
tempat duduk ditentukan dari jumlah peserta rapat dan luas ruang rapat. Ada
beberapa macam pengaturan tempat duduk di ruang rapat, yaitu sebagai berikut
:
a. Gaya
klasikal/kelas
Gaya
klasikal/kelas cocok untuk jumlah peserta yang banyak. Berikut ini pengaturan
tempat duduk gaya klasikal/kelas :
b. Gaya
konferensi
Gaya
konferensi dimaksudkan agar semua peserta merasa dihargai dan untuk menimbulkan
semangat team work. Berikut ini
pengaturan tempat duduk gaya konferensi :
c. Gaya
huruf U
Pengaturan
tempat duduk di ruang rapat gaya hurf U cocok untuk rapat informal. Berikut ini
pengaturan tempat duduk gaya huruf U:
d. Gaya
workshop
Pengaturan
tempat duduk di ruang rapat gaya workshop cocok untuk diskusi kelompok.
Berikut ini pengaturan tempat duduk gaya workshop .
H. Akomodasi/penginapan
I. Transportasi
Jika
suatu rapat tidak dilaksanaan di dalam kantor, tentunya transportasi para
peserta rapat ke tempat rapat harus dipersiapkan. Jika harus menyewa mobil atau
bus, maka sekretaris harus menyiapkannya.
J. Konsumsi
Konsumsi
rapat berupa makanan ringan (snack) atau makanan berat untuk para peserta rapat
harus disiapkan agar para peseta rapat nyaman dalam mengikuti kegiatan rapat.
Jika pelaksanaan rapat lebih dari satu hari, variasi makanan juga harus
diperhatikan. Hal ini akan berdampak pada motivasi peserta dalam mengikuti
rapat. Konsumsi berupa makanan dan minuman dapat disajikan dengan cara sebagai
berikut :
1. Disajikan
sebelum peserta rapat dududk.
2. Disajikan
selama rapat berlangsung.
3. Disajikan
pada waktu istirahat dengan cara mengambil sendiri.
4. Disajikan
secara kombinasi. Pada awal rapat telah tersedia minuman dan saat istirahat para
peserta rapat mengambil sendiri makanan dan minuman di tempat yang telah
tersedia.
K. Kesehatan
Untuk
kegiatan rapat yang pelaksanaannya lebih dari satu hari, hendaknya disediakan
unit kesehatan untuk menjaga kondisi kesehatan para peserta rapat.
L. Pengecekan
persiapan terakhir
Sebelum
rapat dimulai atau pada H
-
1,
sekretaris harus memeriksa segala persiapan untuk meyakinkan apakah segala
sesuatunya telah siap untuk dipergunakan. Hal-hal yang perlu diperiksa antara
lain sebagai berikut :
1. Apakah
kursi telah cukup sesuai dengan jumlah peserta rapat?
2. Apakah
letak tempat duduk sesuai dengan fungsi dari setiap peserta rapat?
3. Apakah
semua alat perlengkapan rapat telah tersedia dalam ruang rapat dan berfungsi
dengan baik?
4. Apakah
bahan-bahan atau materi rapat yang akan dipergunakan dalam rapat telah disiapkan
dalam suatu map?
5. Apakah
daftar hadir, agenda rapat dan susunan acara telah disiapkan?
6. Apakah
konsumsi rapat telah dipesan/disiapkan?
Hal-hal yang harus dipersiapkan dalam menyelenggarakan rapat Informal :
Rapat informal merupakan rapat tidak resmi yang dilakukan sekumpulan individu di suatu instansi. Rapat tidak resmi dikarenakan beberapa hal yakni dilakukan secara mendadak, tidak direncanakan sebelemunya, mengundang dengan undangn yang tidak resmi seperti menggunakan sms, email, telepon dan lain sebagainya.
Meskipun rapat informal merupakan rapat yang tidak resmi, namun jika rapat tersebut menyangkut kegiatan diperusahaan, bisa dipastikan rapat tersebut memiliki agenda penting dalam pembahasannya. Oleh karena itu, meskipun merupakan rapat tidak resmi, seorang pegawai administrasi juga harus mempersiapkan hal-hal sebagai berikut:
Meskipun rapat informal merupakan rapat yang tidak resmi, namun jika rapat tersebut menyangkut kegiatan diperusahaan, bisa dipastikan rapat tersebut memiliki agenda penting dalam pembahasannya. Oleh karena itu, meskipun merupakan rapat tidak resmi, seorang pegawai administrasi juga harus mempersiapkan hal-hal sebagai berikut:
- Agenda rapat. Biasanya hanya satu topik masalah yang harus diselesaikan segera, agenda rapat pada rapat informal pada umumnya merupakan agenda mendesak, penting dan vital. Agenda rapat dapat disampaikan saat menyebarkan undangan rapat melalui alat komunikasi.
- Undangan rapat. Biasanya diumumkan melalui jaringan sms, email atau dihubungi via telepon. Undangan rapat informal tidak menggunakan surat sebagai media karena acara rapat ini berlangsung secara tiba-tiba.
- Peserta rapat. Peserta yang diundang biasanya hanya pihak-pihak yang terkait dengan masalah yang akan dibahas. Contohnya adalah rapat tentang "gudang produksi yang terbakar" maka pihak yang mengadakan rapat adalah pimpinan dengan beberapa manager yang terkait.
- Perlengkapan Rapat. Perlengkapan rapat yang perlu disediakan yaitu block note, pulpen, kalender, kalkolator, telepon.
- Ruang rapat, ruang rapat yang digunakan biasanya ruangan yang tersedia di kantor atau di ruangan pimpinan.
- Konsumsi, apabila rapat diperkirakan akan berlangsung lebih dari dua jam, biasanya perlu disediakan makanan ringan dan minuman.
Jadi inti dari rapat itu apa mba ?
BalasHapusinti rapat itu sekumpulan orang yang mendiskusikan suatu masalah itu yang di sebut rapat
HapusJadi inti dari rapat itu apa mba ?
BalasHapusLebih simple (berkumpul)
Hapusthnks u info nya sist
BalasHapussama sama sist ,semoga bermanfaat :)
Hapusthx amat mmbantu mba
BalasHapussama sama :)
Hapusya terimakasih yang sudah comment and look blogger aku :):):)
BalasHapusJenis kegiatan apa yang biasanya membutuhkan rapat?? Butuh jawaban
BalasHapusyoutube vid live stream 2020 video
BalasHapus2020 videos & videos videos on youtube vid live stream 2020 video. Watch youtube playlist to mp3 and share videos related to youtube vid live stream 2020 video. Related to Videos, Music, Movies,