Administrasi Perkantoran / Mengelola pertemuan rapat

MENGELOLA PERTEMUAN RAPAT

1. Mempersiapkan Petemuan/rapat

A. Pengertian Rapat

Pada umumnya , pertemuan/rapat dilaksanakan untuk membicarakan suatu hal yang memerlukan pemecahan. Dibawah ini ada beberapa pengertian rapat, yaitu sebagai berikut.

1. Menurut kamus besar bahasa Indonesia, rapat adalah pertemuan (kumpulan) untuk membicarakan sesuatu, sidang, majelis.

2. Rapat merupakan komunikasi kelompok secara resmi.

3. Rapat merupakan musyawarah krlompok untuk mufakat.

4. Rapat merupakan media komunikasi kelompok yang bersifat tatap muka.

Dari beberapa pengertian diatas, dapat disimpulkan bahwa rapat adalah suatu pertemun antaranggota organisasi/perusahaan yang berjuan untuk  merundingkan/memecahkan  masalah yang menyangkut kepentingn organisasi/perusahaan.

B. Fungsi Rapat

Fungsi penyelenggaraan suatu rapat, yaitu sebagai berikut.

1. Untuk memecahkan masalah.

2. Untuk menyampaikan informasi.

3. Sebagai forum demokrasi, diharapkan peserta rapat berpatisipasi pada masalah-masalah yang dikemukakan.

4. Sebagai alat koordinasi yang baik antara pesert rapat (karyawan) dan organisasi/peusahaan.

5. Sebagai sarana bernegosiasi

6. Sebagai sarana pembentukan peraturan, seperti membuat tata tertib, undang-undang, atau ketentuan hokum.

C. Jenis-jenis Rapat

1. Menurut Tujuannya 

a. Rapat Penjelasan

Rapat Penjelasan, yaitu rapat yang dilaksanakan untuk memberikan penjelasan kepada para peserta rapat. Dalam rapat penjelasan, peserta rapat tidak hanya mendengarkan penjelasan dari pimpinan rapat, tetapi juga diberikan kesempatan untuk mengajukan pertanyaan.

b. Rapat Pemecahan Masalah

    Rapat Pemecah Masalah, yaitu rapat yang dilaksanakan untuk                        memecahkan masalah yang sedang dihadapi. Pada rapat pemecahan  masalah, peran peserta rapat sangat besar untuk memberikan masukan  berupa saran atau pendapat yang akan disimpulkan bersama. Hasil  kesimpulan yang telah disepakati bersama merupakan jalan untuk  memecahkan maslah yang sedang dihadapi.

c. Rapat Perundingan

   Rapat Perundingan, yaitu rapat yang dilalakukan untuk merundingkan   suatu perselisihan  atau untuk mencari jalan tengah agar tidak  merugikan pihak yang beselisih.

2. Menurut Sifatnya

a. Rapat Resmi (Formal Meeting)

Rapat Resmi, yaitu rapat yang diselenggarakan untuk membahas  masalah-masalah yang sangat penting, dan berlaku peraturan  keprotokolan yag mengatur kelancaran jalannya rapat. Peserta rapat  formal akan mendapat pemberitahuan terlebih dahulu melalui surat  undangan yang biasanya dilengkapi dengan agenda rapat.

b. Rapat Tidak Resmi (informal meeting)

                        Rapat Tidak Resmi, yaitu rapat yang diadakan tidak berdasarkan    perencanaan yang  formal. Rapat ini tidak memerlukan persiapan  istimewa dan biasanya dilakukan  untuk  mendiskusikan suatu hal yang  terjadi secara tiba-tiba dan segera diselesaikan.  Para  peserta rapat  umumnya mendapat pemberitahuan secara langsung.

c. Rapat terbuka

                 Rapat terbuka, yaitu rapat yang dapat dihadiri oleh semua anggota        organisasi/perusahaan dan materi yang dibahas tidak merupakan  masalah yang bersifat  rahasia.

d.  Rapat Tertutup

Rapat tertutup, yaitu rapat yang dihadiri oleh peserta rapat tertentu  saja dan masalah yang dibahas merupakan masalah-masalah yag masih  bersifat terbuka.

3. Menurut Jangka Waktunya

a. Rapat Mingguan

Rapat mingguan, yaitu rapat yang diadakan seminggu sekali dan  biasanya membahas masalah-masalah yang besifat rutin.

b. Rapat Bulanan

Rapat Bulanan, yaitu rapat yang diadakan sebulan sekali dan membahas  masalah-masalah yang terjadi selama sebulan yang lalu.

c. Rapat Semesteran

Rapat Semesteran, yaitu rapat yang diadakan setiap enam bulan sekali  yang membahas masalah-masalah yang terjadi selama enam bulan yang  lalu dan program-program selanjutnya untuk enam bulan kedepan.

d. Rapat Tahunan

Rapat Tahunan, yaitu rapat yang diadakan setahun sekali. Contohnya  rapat pemegang saham, rapat dewan komisaris, dan sebagainya.

4. Menurut Frekuensinya

a. Rapat Rutin

Rapat Rutin, yaitu rapat yang sudah ditentukan waktunya. Contoh:  rapat rutin mingguan, rat rutin bulanan, dan sebagainya.

b. Rapat Insidental

Rapat Insidental, yaitu rapat yang tidak terjadwal. Biasanya rapat ini  membahas masalah yang sifatnya penting dan mendadak  yang harus diselesaikan bersama.

  

D. SYARAT- Syarat rapat yang baik

1. Suasana  Terbuka

Suasana rapat yang tebuka berarti setiap peserta rapat siap untuk  menerima informasi dari siapa pun. Hindari sikap saling mencurigai atau  berprasangka negatif diantara sesama peserta rapat. Suasana rapat  yang terbuka akan membangkitkan rasa kekeluargaan dan kerja sama  yang tinggi diantara para peserta rapat.

2. Tidak Ada Monopoli

Dalam suatu rapat, monopoli pembicaraan oleh seorang peserta rapat  atau oleh pimpinan rapat harus dihindari. Hal ini akan menghambat  jalannya rapat karena rapat menjadi kaku dan peserta rapat menjadi  pasif (tidak berpartisipasi). Dalam rapat, semua pihak yang terlibat  mempunyai hak yang sama dalam mengeluarkan pendapat.

3. Partisipasi Aktif dari Peserta Rapat

Rapat dapat dikatakan baik apabila para peserta rapat turut aktif  dalam memecahkan permsalahan yang dibahas dalam rapat. Peserta  rapat hendaknya dapat menjadi pedengar yang baik saat diberikan  penjelasan-penjelasan dan harus dapat memberikan sumbang sararan  atau pendapat yang positif saat kegiatan tanya jawab atau diskusi.

4. Bimbingan dan Pengawasan dari Pimpinan

Pemimpin rapat harus dapat memberikan bimbingan kepada seluruh  peserta rapat agar mau berperan aktif dalam melaksanakan rapat.  Seorang pemimpin rapat juga harus dapat mengawasi jalannya rapat  sehingga pembahasan tidak menyimpang dari tujuan rapat.

5.Perdebatan Berdasarkan Argumentasi bukan Emosi

Perdebatan adalah hal yang biasa, namun jika perdebatan menjadi  berkepanjangan dan tidak berdasarkan argmentasi yang benar akan  mengakibatkan suasana rapat menjadi panas dan tegang, dan akhirnya  rapat  akan dimonopoli oleh peserta rapat yang saling berdebat. Oleh  karena itu, hindari perdebatan yang berkepajangan. Perdebatan  hendaknya berdasarkan alasan-alasan yang kuat atas dasar fakta,  bukan emosi.

6.Pertanyaan Singkat dan Jelas

Berikan pertanyaan yang jelas dan tidak bertele-tele.

7.Disiplin Waktu

Membiasakan pelaksanaan rapat sesui dengan waktu yang telah  ditentukan akan membuat para peserta rapat menjadi lebih disiplin dan  pelaksanaan rapat menjadi lebih tertib.

E. Tipe-tipe Pemimpin Rapat

1. Tipe Otoriter

Tipe ini suka memaksakan kehendak, merasa paling berkuasa, dan  merasa paling mengetahui segala hal, sehingga kurang memberikan  kesempatan kepada para peserta rapat untuk mengemukakan  pendapatnya.

2. Tipe Demokratis

Tipe ini bersifat terbuka, mau menerima kritik dan saran dari peserta  rapat, memberikan kesempatan kepada peserta rapat untuk  mengemukakan pendapatnya, beperan sebagai pembimbing, pengarah,  dan pemberi petunjuk serta terlibat langsung dalam interaksi kelompok.

3. Tipe Laissez-Faire

Tipe ini bersifat pasif dn cenderung masa bodoh, tidak terlibat  langsung dalam kegiatan kelompok, tidak punya inisiatif, dan cenderung  bersikap sebagai penonton saja.

F. Tipe-Tipe Peserta Rapat

1. Tipe Pemberi Informasi

Tipe ini memiliki ilmu pengetahuan dan wawasan yang sangat luas serta  ingatan yang sangat kuat terhadap sesuatu, sehingga sring dijuluki  “ Kamus Berjalan “.

2. Tipe Pemberi Semangat

Tipe ini memiliki kemauan dan kemempuan kerja yang tinggi, sehingga  mampu menggerakan orang lain. Dan tipe ini biasaya memiliki moral dan  disiplin kerja yang tinggi.

3. Tipe Inisiatif

Tipe ini akan muncul pada saat pelaksanaan rapat menemui kemacetan  atau kebuntuan, karena kurang atau tidak adanya data-data yang cukup  untuk menyelesaikan masalah yang dibahas dan tipe ini akan  memberikan solusi jalan keluar.

4. Tipe Pemersatu

Tipe ini akan selalu mengusahakan persatuan dan kesatuan jika terjadi  perbedaan pendapat diantara para peserta rapat, sehingga sering  disebut “ Juru Damai “.

5. Tipe Penyerang

Tipe ini biasanya slealu menantang pendapat atau tidak setuju dengan  pendapat peserta yang lain. Dan tipe ini juga grmar menyerang atau  menyalahkan pendapat orang lain sehingga memancing timbulnya  perdebatan yang panjang.

6. Tipe Perantara

Tipe ini akan bertindak sebagai perantara atau menjembtkan antara  orang/kelompok yang berbeda. Tipe ini juga membantu memperjelas  pendapat peserta rapat lain yang masih kurang jelas.

7. Tipe Pendengar

Tipe ini hanya berperan sebagai pendengar yang baik dan besifat pasif.

G. Fungsi Pemimpin Rapat

1. Sebagai Pengarah

2. Sebagai Penengah

3. Sebagai Penggerak

4. Sebagai Pencari Solusi

H. Fungsi Peserta Rapat

1. Sebagai Penyumbang Pendapat

2. Sebagai Penymbang Data

3. Sebagai Perumus Kesimpulan

4. Sebagai Pembantu Pimpinan

5. Sebagai Penerima Hasil Keputusan

I. Pengendalian Rapat

1. Pengendalian Bebas Terbatas

Adalah pengendalian rapat yang memberikan kesempatan secara bebas  kepada peserta rapat untuk megemukakan pendapatnya secara  bergantian Peserta rapat diperbolehkan beradu argumentasi atau  berdebat tanpa harus melalui pemimpin rapat.

2. Pengendalian Secara Ketat

Adalah pengendalian rapat yang tidak memeberikan kesempata  bertanya atau mengeluarkan pendapat kepada para pesertanya. Para  peserta rapat boleh mengeluarkan pendapat hanya melalui izin  pemimpin rapat dengan waktu dan jumlah penanya yang sudah  ditentukan.

3. Pengendalian Gabungan Bebas Terbatas dan Ketat

Adalah pengendalian rapat yang memberikan kesempatan seluas- luasnya kepada peserta rapat untuk mengeluarkan pendapatnya.  Apabila keadaan sudah mulai kurang terkendali, pemimpin rapat  langsung menggunakan cara pengendalian ketat.

J. Perencanaan dan Persiapan Rapat

Ada beberapa prinsip dasar yang dapat dijadika pedoman atau  pegangan dalam persiapannya, yaitu :

l. Why : Mengapa rapat perlu diselenggarakan?

             Hal ini untuk menentukan urgensi dari rapat tersebut.

2.  What : Apa masalah yang akan dibicarakan dalam rapat?

                Hal ini untuk mempersiapkan agenda rapat.

3.  Who : Siapa saja yang akan diundang dalam rapat tersebut?

              Hal ini utuk menentukan peserta rapat yang akan diundang.

4.  Where : Dimana rapat akan diselenggarakan?

  Hal ini untuk menentukan tempat penyelenggaraan rapat.

5..When : Kapan rapat akan diselenggarakan?

   Hal ini untuk menentukan hari, tanggal, dan waktu rapat     akan diselenggarakan.

6.  How : Bagaimana rapat akan diselenggarakan?

  Hal ini untuk menentukan apakah rapat tersebut akan    diselenggarakan secara berkala atau hanya satu kali,    tertutup atau terbuka, dengan bahan rapat yang    dibagikan terlebih dahulu, atau dengan menggunakan LCD    Projector, Tape Recorder, dan alat lainnya.

K. Teknik Bertanya dalam rapat

1. Pertanyaan Umum

Adalah pertanyaan yang diajukan oleh pemimpin rapat kepada seluruh  peserta rapat, dengan tujua agar setiap peserta turut aktif untuk  berfikir mencari jawabanya.

Contohnya : “ Saudara- saudara sekalian, menurut pendapat saudara  bagaimana tindak lanjut dari permasalahan yang sedang  kita hadapi sekarang? “

2. Pertanyaan Langsung

Adalah pertanyaan yang diajukan langsung oleh pemimpin rapat kepada  seorang peserta rapat dengan tujuan untuk memberikan motivasi.

Contohnya : “ Saudara Agung, menurut pendapat saudara bagaimana  solusi terbaik untuk memecahkan masalah tadi? “

3. Pertanyaan Tidak Langsung/ Dioperkan

Adalah pertanyaan yang diajukan oleh salah seorang peserta rapat  kepada pemimpin rapat kemudian pemimpin rapat mengoperkan kembali  pertanyaan tersebut kepada peserta rapat lainnya.

Contohnya : 

Peserta A : “ Saudara ketua, apakah tidak sebaiknya kita tunda dulu  rencana untuk pembangunan gedung baru mengingat dana  yang tersedia masih belum mencukupi? “

Ketua : “ Saudara Fathi selaku Menajer Keuangan, bagaimana  menurut pendapat saudara? “

2. Menyelenggarakan Pertemuan Rapat
 Hal-hal yang harus dipersiapkan dalam menyelenggarakan rapat Formal

A.                Membuat agenda rapat dan susunan acara rapat

Agenda rapat adalah daftar yang berisi pokok-pokok permasalahan yang akan dibicarakan dalam suatu rapat. Sedangkan susunan acara rapat adalah rincian atau penjabaran lebih lanjut dari topik-topik dalam agenda rapat. Sekretaris harus memastikan terlebih dahulu acara yang akan diadakan atau dilaksanakan pada suatu rapat dengan mengkonsultasikannya terlebih dahulu kepada pimpinan rapat. Acara tersebut harus disusun secara sistematis dengan membuat pokok-pokok acara secara garis besar.

B.                 Menentukan peserta rapat

Dari agenda rapat yang telah dibuat ditentukan siap saja peserta yang akan diundang. Setelah sekretaris menyusun daftar para peserta rapat yang akan diundang, kemudian konsultasikan kembali dengan pimpinan rapat, apakah ada penambahan atau pengurangan peserta rapat.

C.                Membuat undangan rapat

Surat undangan merupakan surat pemberitahuan yang sifatnya mengharapkan kehadiran seseorang untuk berpartisipasi dalam suatu acara tertentu di tempat dan pada waktu tertentu. Undangan yang dibuat hendaklah memenuhi beberapa syarat, yaitu sebagai berikut :

1.        Menggunakan kop surat atau kepala surat.

2.         Mencantumkan nomor surat undangan serta tanggal pembuatan.

3.         Mencantumkan perihal undangan rapat.

4.         Mencantumkan nama-nama orang yang diundang rapat.

5.         Mencantumkan hari, tanggal, waktu dan tempat rapat tersebut diselenggarakan.

6.         Ditandatangani oleh pejabat yang bertanggung jawab atas surat undangan tersebut.

Waktu pengiriman undangan, hendaknya jangan terlalu lama dari penyelenggaraan atau pelaksanaan rapat. Waktu yang terlalu lama akan memungkinkan seseorang untuk lupa. Seorang sekretaris harus dapat memperkirakan waktu pengiriman undangan agar para peserta rapat mempunyai cukup kesempatan untuk mempersiapkan kehadirannya pada pertemuan atau rapat tersebut. Sekretris harus juga memperhitungkan waktu untuk mencetak undangan, memprosesnya hingga mengirimnya.

D.                Membuat daftar hadir rapat

Ada dua macam daftar hadir, yaitu buku tamu dan daftar hadir biasa (yang dibuat di atas selembar kertas). Daftar hadir digunakan untuk mengetahui jumlah peserta yang datang pada suatu rapat, untuk mengetahui jumlah sistem yang harus dipersiapkan seperti konsumsi, kursi dan sebagainya, sebagai bahan penyusunan notula rapat dan sebagai dokumentasi.

E.                 Mempersiapkan bahan rapat

Bahan-bahan rapat yang perlu dipersiapkan antar lain sebagai berikut :

a.                   Agenda rapat.

b.                  Notula/hasil rapat yang lalu (apabila rapat tersebut merupakan kelanjutan dari rapat sebelumnya).

c.                  Bahan-bahan yang akan dibicarakan dalam rapat (makalah, laporan-laporan dan sebagainya).

Bahan-bahan tersebut disatukan dalam sebuah map dan harus telah tersedia untuk masing-masing peserta pada waktu rapat dimulai. Apabila bahan-bahan tersebut memerlukan pemikiran yang panjang, maka harus telah dikirimkan bersama dengan pemberitahuan rapat/surat undangan, agar dapat dipelajari terlebih dahulu.

F.                 Mempersiapkan peralatan dan perlengkapan rapat

Peralatan dan persiapan yang perlu dipersiapkan dalam rapat anatara lain sebagai berikut :

1.             While board lengkap dengan spidol dan penghapus.

2.             Flip chart lengkap dengan spidolnya.

3.             LCD Projector atau OHP (Over Head Projector) lengkap dengan layarnya.

4.             Sound system lengkap dengan mikroponnya.

5.             Map atau tas yang dipergunakan untuk menempatkan bahan-bahan rapat.

6.             Block note denagn bolpointnya.

7.             Name tag untuk peserta.

8.             Laptop atau computer.

Dalam mempersiapkan peralatan dan perlengkapan rapat, sebaiknya dibuat dahulu daftar kebutuhan peralatan dan perlengkapannya agar dapat dipastikan beberapa jumlah barang yang dibutuhkan.

G.                Mempersiapkan ruang rapat

Sekretaris harus memastikan terlebih dahulu jumlah peserta yang akan hadir dalam rapat. Apabila jumlah peserta rapat sedikit dapat menggunakan ruang rapat yang sudah tersedia di kantor. Namun apabila jumlah peserta cukup banyak melebihi kapasitas ruang rapat di kantor, rapat dapat diselenggakan di hotel atau gedung pertemuan. Bila rapat diselenggakan di hotel atau gedung pertemuan, sekretaris harus memeriksa kepastian tempat, peralatan, konsumsi dan akomodasi. Hal-hal yang harus dipersiapkan sehubungan dengan pengaturan ruang rapat adalah sebagai berikut : 

1.                  Cahaya penerangan

Bila ruangan tidak menggunakan penerangan buatan (lampu) tetapi menggunakan penerangan cahaya sinar matahari, pengaturan tempat duduk harus disesuaikan dengan arah datangnya sinar matahari tersebut.

2.                  Ventilasi udara

Usahakan agar udara di ruang rapat sejuk, karena ruangan yang terlalu panas atau terlalu dingin akan mengakibatkan konsentrasi para peserta rapat berkurang.

3.                  Pengaturan tempat duduk

Pengaturan tempat duduk ditentukan dari jumlah peserta rapat dan luas ruang rapat. Ada beberapa macam pengaturan tempat duduk di ruang rapat, yaitu sebagai berikut :

a.             Gaya klasikal/kelas

Gaya klasikal/kelas cocok untuk jumlah peserta yang banyak. Berikut ini pengaturan tempat duduk gaya klasikal/kelas :

b.             Gaya konferensi

Gaya konferensi dimaksudkan agar semua peserta merasa dihargai dan untuk menimbulkan semangat team work. Berikut ini pengaturan tempat duduk gaya konferensi :

c.              Gaya huruf U

Pengaturan tempat duduk di ruang rapat gaya hurf U cocok untuk rapat informal. Berikut ini pengaturan tempat duduk gaya huruf U:

d.             Gaya workshop

Pengaturan tempat duduk di ruang rapat gaya workshop cocok untuk diskusi kelompok. Berikut ini pengaturan tempat duduk gaya workshop .

H.                Akomodasi/penginapan

Pada rapat yang dilakukan lebih dari satu hari, biasanya para peserta rapat akan menginap di suatu tempat. Untuk itu sekretaris harus mengatur pemilihan tempat yang cocok untuk pelaksanaan rapat tersebut mulai dari pemesanan tempat, pembagian kamar, hingga pengecekan terakhir akan kesiapan penginapan untuk peserta rapat.

I.                   Transportasi

Jika suatu rapat tidak dilaksanaan di dalam kantor, tentunya transportasi para peserta rapat ke tempat rapat harus dipersiapkan. Jika harus menyewa mobil atau bus, maka sekretaris harus menyiapkannya.

J.                  Konsumsi

Konsumsi rapat berupa makanan ringan (snack) atau makanan berat untuk para peserta rapat harus disiapkan agar para peseta rapat nyaman dalam mengikuti kegiatan rapat. Jika pelaksanaan rapat lebih dari satu hari, variasi makanan juga harus diperhatikan. Hal ini akan berdampak pada motivasi peserta dalam mengikuti rapat. Konsumsi berupa makanan dan minuman dapat disajikan dengan cara sebagai berikut :

1.                       Disajikan sebelum peserta rapat dududk.

2.                       Disajikan selama rapat berlangsung.

3.                       Disajikan pada waktu istirahat dengan cara mengambil sendiri.

4.                       Disajikan secara kombinasi. Pada awal rapat telah tersedia minuman dan saat istirahat para peserta rapat mengambil sendiri makanan dan minuman di tempat yang telah tersedia.

K.                Kesehatan

Untuk kegiatan rapat yang pelaksanaannya lebih dari satu hari, hendaknya disediakan unit kesehatan untuk menjaga kondisi kesehatan para peserta rapat.

L.                 Pengecekan persiapan terakhir

Sebelum rapat dimulai atau pada H - 1, sekretaris harus memeriksa segala persiapan untuk meyakinkan apakah segala sesuatunya telah siap untuk dipergunakan. Hal-hal yang perlu diperiksa antara lain sebagai berikut :

1.                  Apakah kursi telah cukup sesuai dengan jumlah peserta rapat?

2.                  Apakah letak tempat duduk sesuai dengan fungsi dari setiap peserta rapat?

3.                  Apakah semua alat perlengkapan rapat telah tersedia dalam ruang rapat dan berfungsi dengan baik?

4.                  Apakah bahan-bahan atau materi rapat yang akan dipergunakan dalam rapat telah disiapkan dalam suatu map?

5.                  Apakah daftar hadir, agenda rapat dan susunan acara telah disiapkan?

6.                  Apakah konsumsi rapat telah dipesan/disiapkan?

Hal-hal yang harus dipersiapkan dalam menyelenggarakan rapat Informal :

Rapat informal merupakan rapat tidak resmi yang dilakukan sekumpulan individu di suatu instansi. Rapat tidak resmi dikarenakan beberapa hal yakni dilakukan secara mendadak, tidak direncanakan sebelemunya, mengundang dengan undangn yang tidak resmi seperti menggunakan sms, email, telepon dan lain sebagainya.


Meskipun rapat informal merupakan rapat yang tidak resmi, namun jika rapat tersebut menyangkut kegiatan diperusahaan, bisa dipastikan rapat tersebut memiliki agenda penting dalam pembahasannya. Oleh karena itu, meskipun merupakan rapat tidak resmi, seorang pegawai administrasi juga harus mempersiapkan hal-hal sebagai berikut:

• Agenda rapat. Biasanya hanya satu topik masalah yang harus diselesaikan segera, agenda rapat pada rapat informal pada umumnya merupakan agenda mendesak, penting dan vital. Agenda rapat dapat disampaikan saat menyebarkan undangan rapat melalui alat komunikasi.
• Undangan rapat. Biasanya diumumkan melalui jaringan sms, email atau dihubungi via telepon. Undangan rapat informal tidak menggunakan surat sebagai media karena acara rapat ini berlangsung secara tiba-tiba.
• Peserta rapat. Peserta yang diundang biasanya hanya pihak-pihak yang terkait dengan masalah yang akan dibahas. Contohnya adalah rapat tentang "gudang produksi yang terbakar" maka pihak yang mengadakan rapat adalah pimpinan dengan beberapa manager yang terkait. 
• Perlengkapan Rapat. Perlengkapan rapat yang perlu disediakan yaitu block note, pulpen, kalender, kalkolator, telepon.
• Ruang rapat, ruang rapat yang digunakan biasanya ruangan yang tersedia di kantor atau di ruangan pimpinan.
• Konsumsi, apabila rapat diperkirakan akan berlangsung lebih dari dua jam, biasanya perlu disediakan makanan ringan dan minuman.

Rapat informal juga mengharuskan seorang pegawai kantor mempersiapkan hal diatas, sebab meskipun bersifat informal namun informasi yang terkandung didalamnya merupakan informasi yang vital.